“Certified”, “sworn” ve “notarized” translation ne demek?

Yurt dışındaki bir üniversiteye, konsolosluğa ya da yabancı bir kuruma evrak gönderirken başvuru kılavuzunda “certified translation”, “sworn translation” veya “notarized translation” ifadelerinden biriyle karşılaşabilirsiniz. Türkiye’de “sworn translation” yeminli tercüme, “notarized translation” noter onaylı tercüme için kullanılır; yabancı kurumun “certified translation” ifadesiyle hangi onayı istediği ayrıca teyit edilmelidir.

Certified, sworn ve notarized translation terimlerinin Türkiye’deki karşılıkları

İngilizce hazırlanan başvuru şartnameleri, kendi ülkelerindeki hukuk düzenine göre terim seçer. Yabancı ülkelerdeki kurumlar kendi iç mevzuatlarına ve idari uygulamalarına göre “certified translation” veya “sworn translation” terimlerine farklı anlamlar yükleyebilir; bu nedenle her kurumun kabul ettiği çeviri ve onay biçimi kendi başvuru kılavuzundan teyit edilmelidir.

Türkiye’de tercümanlık kurumu noterlik zaptına dayanır. Bir çevirmen, dil bilgisini kanıtlayan belgelerle bir noterlikte yemin eder ve o notere yeminli tercüman statüsüyle kaydolur. Yabancı bir kurum sizden “sworn translation” veya “certified translation” istediğinde, Türkiye’de bir noterlikte yemin tutanağı bulunan yeminli tercüman çevirisinin mi yoksa noter onaylı tercümenin mi kabul edildiğini alıcı kurumun şartlarından kontrol edin.

“Notarized translation” terimi ise çevirinin yalnızca tercüman tarafından imzalanmasının yetmediği, üzerine noter tasdikinin de eklendiği durumu anlatır. Türkiye’de noter, çeviri metninin içeriğini veya dil bilgisi doğruluğunu onaylamaz; yalnızca belgenin altındaki imzanın kendi siciline kayıtlı yeminli tercümana ait olduğunu resmî olarak tasdik eder. Yabancı kurumun şartnamesini okurken onaylı ve onaysız çeviri ayrımını bu imza ve tasdik kademelerine göre değerlendirmelisiniz.

Certified, sworn veya notarized translation hazırlatırken sık yapılan hatalar

Yurt dışı başvuru sahiplerinin en sık düştüğü yanılgı, bu üç İngilizce terimin tamamını aynı işlem sanmak ya da tam tersine Türkiye’de bulunmayan ayrı birer sertifika aramaktır. Yanlış kademede hazırlanan bir çeviri, başvurunun eksik evrak gerekçesiyle geri dönmesine veya gereksiz noter ve tasdik masrafı yapılmasına yol açar.

• Yalnızca büro kaşesini “notarized” sanmak: Büro veya tercüman kaşesinin kabulünü alıcı kurum belirler; Türkiye’de noter onaylı tercüme isteniyorsa işlem, tercümanın yemin zaptının bulunduğu noterlikte yapılır. Tercüme bürosu noter onayı veremez.
• Sade yeminli tercümeye apostil almaya çalışmak: Yabancı kurum hem çeviri hem de apostil şerhi istiyorsa, yalnızca tercüman imzalı belgeyle kaymakamlığa veya valiliğe gidemezsiniz. Türkiye’de bir çeviriye apostil şerhi vurulabilmesi için o çevirinin önce noter tarafından onaylanması şarttır.
• Apostil makamlarını birbirine karıştırmak: Noter onaylı tercümeler ile diploma ve nüfus kayıt örneği gibi idari belgelerin apostil şerhini Türkiye’de valilikler veya kaymakamlıklar düzenler. Mahkeme kararı veya adli sicil kaydı gibi adli belgelerin aslına ise apostili adalet komisyonu başkanlığı verir; ancak bu adli belgelerin noter onaylı tercümesine apostil alınacaksa başvuru yeri yine valilik veya kaymakamlıktır.
• Tercüman beyan notunu İngilizce ekletmemek: Özellikle “certified translation” talep eden bazı yabancı kurumlar, çevirinin sonunda tercümanın dil yetkinliğini ve çevirinin kaynak belgeye uygunluğunu belirten bir doğruluk beyanı (certification statement), imza ve tarih görmek isteyebilir. Türkçe mühür veya kaşe tek başına karşı kurumun memuru tarafından anlaşılmayabilir.

Başvurunuz için certified, sworn ve notarized translation seçim ve kontrol listesi

Evraklarınızı çeviriye vermeden önce alıcı kurumun yönergesini dikkatle inceleyerek hangi onay basamağına ihtiyacınız olduğunu netleştirmelisiniz. Büyükelçilikler, üniversiteler ve vize başvuru merkezleri evrak kabul kurallarını değiştirebildiğinden, işlem öncesinde ilgili kurumun resmî web sitesindeki güncel belge listesini kontrol etmeniz gerekir. Hangi durumlarda onaylı çeviriye ihtiyaç duyulduğunu belirledikten sonra şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Kurumun tam ifadesini kontrol edin: Şartnamede “certified translation by a sworn translator” yazıyorsa hangi tercümanın, beyan dilinin ve onay biçiminin kabul edildiğini kurumdan teyit edin.
2. Noter şartını arayın: Metinde “notarized translation” veya “notary public attestation” ifadesi geçiyorsa, çeviriyi tercümanın bağlı olduğu noterlikte onaylatmak üzere planlama yapın.
3. Apostil veya konsolosluk tasdiki gereksinimini doğrulayın: Belgeyi sunacağınız ülkenin Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olup olmadığını Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı’nın (HCCH) güncel taraf listesinden kontrol edin.
4. Taraf ülkeler için apostil sırasını izleyin: Hedef ülke sözleşmeye tarafsa ve apostilli çeviri istiyorsa, yeminli tercüme ve noter onayının ardından herhangi bir il veya ilçenin valilik ya da kaymakamlığından apostil şerhi alın.
5. Taraf olmayan ülkeler için tasdik zincirini uygulayın: Hedef ülke Lahey Sözleşmesi’ne taraf değilse; yeminli tercüme, noter onayı ve valilik veya kaymakamlık onayından sonra Ankara’da randevuyla çalışan Dışişleri Bakanlığı Konsolosluk Tasdik Birimi’ne, en son olarak da ilgili ülkenin Türkiye’deki temsilciliğine tasdik yaptırın.

Yabancı ülkeden gelen certified veya notarized translation Türkiye’de geçerli olur mu?

Bazen süreç tersine işler ve yurt dışında düzenlenmiş, orada “certified” veya “notarized” olarak İngilizceye ya da Türkçeye çevrilmiş bir belgeyi Türkiye’deki bir kuruma sunmanız gerekir. Yabancı tercüman kaşesi veya noter onayı taşıyan belgenin kabulü, başvurulan kurumun şartlarına ve belgenin gereken tasdiklerinin tamamlanmasına bağlıdır.

Yabancı ülkede düzenlenen bir belgenin Türkiye’de kullanılabilmesi için Lahey ülkelerinde aslına apostil alınır ve Türkiye’de noter onaylı Türkçe tercümesi yaptırılır; Lahey dışı ülkelerde ise ya o ülke makamları ve oradaki Türk temsilciliği (tercümeyi temsilcilik de onaylayabilir) ya da Türkiye’deki yabancı temsilcilik ve Dışişleri/valilik tasdikiyle birlikte Türkiye’de noter onaylı tercüme yolu izlenir. Türkiye içinde kullanılacak bu noter onaylı tercümeye ayrıca apostil şerhi alınmasına gerek yoktur; çünkü apostil yalnızca belgenin yurt dışında kullanılması içindir.