Tercüme gizliliği

Tercüme gizliliği, çeviri amacıyla teslim ettiğiniz ticari, hukuki, tıbbi veya kişisel belgelerin üçüncü kişilerle paylaşılmaması ve yalnızca ilgili çeviri projesinde görevli kişilerce görülmesi ilkesidir. Tuna Tercüme, basılı ya da dijital ortamda ilettiğiniz tüm dosyaları teslim anından arşivleme veya imha aşamasına kadar yetkisiz erişime karşı korur. Kurumsal ve bireysel başvurularınızda yeminli tercüme büromuzun çalışma düzeni çerçevesinde belgelerinizin güvenliğini sağlıyoruz.

Tercüme gizliliği kapsamında hangi belgeler korunur?

Çeviri bürosuna ulaştırdığınız her türlü evrak, içeriğine bakılmaksızın gizli bilgi niteliği taşır. Şirket ana sözleşmeleri, bilanço tabloları, ihale dosyaları, patent başvuruları ve yönetim kurulu kararları ticari sır kapsamında değerlendirilir. Bireysel başvurularda ise nüfus kayıt örnekleri, pasaportlar, sağlık raporları, mahkeme kararları ve vekâletnameler doğrudan kişisel veri içerdiği için özel koruma gerektirir.

Belgenin taslak hâlinde olması ya da resmî kurumlara sunulacak nihai metin niteliği taşıması gizlilik ölçütünü değiştirmez. Çeviri öncesinde kapsam değerlendirmesi için gönderdiğiniz ön inceleme dosyaları da aynı güvenlik kurallarına tabidir. Çeviriye onay vermeseniz bile inceleme amacıyla paylaştığınız dosyalar üçüncü taraflara aktarılmaz ve talebiniz üzerine sistemden silinir.

• Ticari ve finansal evraklar: Gizlilik anlaşmaları, distribütörlük sözleşmeleri, denetim raporları, banka yazışmaları ve teknik şartnameler.
• Hukuki belgeler: Dava dilekçeleri, bilirkişi raporları, tahkim dosyaları, uzlaşma metinleri ve noterlik belgeleri.
• Kişisel ve tıbbi kayıtlar: Epikriz raporları, tahlil sonuçları, kimlik belgeleri, diplomalar ve aile hukuku evrakları.
• Teknik ve sınai mülkiyet belgeleri: Ar-Ge dokümanları, kullanım kılavuzları, üretim reçeteleri ve yazılım metinleri.

Tercüme gizliliği çalışma sürecinde nasıl uygulanır?

Belgeleriniz büromuza ulaştığında yalnızca proje koordinatörü ve ilgili dil çiftinde uzmanlaşmış tercüman dosyaya erişim yetkisi alır. Dosyalar halka açık paylaşım bağlantılarına yüklenmez ve yetkisiz personelin görebileceği ortak klasörlerde tutulmaz. Elektronik ortamda yürüttüğümüz veri güvenliği adımlarını kurumsal gizlilik ilkelerimiz ve uygulamalarımız sayfasından ayrıntılı biçimde inceleyebilirsiniz.

Tercüme gizliliğinde tercüman seçimi ve erişim kontrolü

Çeviri işlemi, kaynak ve hedef dilde yetkinliği bulunan tek bir tercümana veya kapsamlı projelerde belirlenmiş dar bir ekibe atanır. Yeminli tercüman, bir noterlikte yemin ederek o notere tercüman sıfatıyla kaydolmuş kişidir. Resmî evrak çevirilerinde metni bizzat bu yeminli tercüman çevirir, imzalar ve dosya içeriğini görev kapsamı dışında hiçbir kişiyle paylaşmaz.

Tercüme gizliliği sözleşmesi imzalanması

Ticari sır, patent başvurusu veya hassas kurumsal veri içeren projelerde çeviri başlamadan önce karşılıklı gizlilik sözleşmesi imzalanır. Kendi hukuk biriminizin hazırladığı sözleşme metnini iletebilir ya da büromuzun standart gizlilik taahhütnamesini talep edebilirsiniz. Sözleşme kapsamında bilgiyi alan tarafın yükümlülükleri, dosyaların kullanım amacı ve iş bitiminde imha koşulları yazılı olarak kayıt altına alınır.

Resmî onay aşamalarında tercüme gizliliği ve kurumların rolü

Çevirisi tamamlanan belgenizin resmî geçerlilik kazanması için farklı kurumlarda onay işlemlerinden geçmesi gerekebilir. Bu aşamada hangi kurumun belgeyi ne ölçüde incelediğini bilmeniz evrak güvenliğiniz açısından önem taşır. Tercüme bürosu yalnızca çeviri hizmetini sunar; noter onayı, apostil şerhi veya konsolosluk tasdiki verme yetkisi bulunmaz.

Noter onayı aşamasında noterlik makamı, çeviri belgesi üzerine yeminli tercümanın kimliğini ve adresini gösteren bir şerh düşüp tarihleyerek, imzalayarak ve mühürleyerek çevirme işlemini tamamlar. Bununla birlikte, onay sırasında çeviri metninin ve noterliğin istediği kaynak belgenin noterlik görevlilerine ibraz edilmesi gerekebilir. Belgelerinizin resmî onay sırasında üçüncü kişilerin eline geçmemesi için noterlik işlemlerini bizzat yürütebilir veya yalnızca yetkilendirdiğiniz kişiler aracılığıyla işlem yapabilirsiniz.

Belgenizi Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf bir ülkede kullanacaksanız apostil şerhi gerekir; Türkiye içindeki kurumlara sunulacak noter onaylı tercümeler için ayrıca apostil alınmaz. Noter onaylı tercümelerin ve idari belgelerin apostil şerhini valilikler veya kaymakamlıklar verir. Mahkeme kararı ya da adli sicil kaydı gibi adli belgelerin asılları için apostil makamı adalet komisyonu başkanlığıdır; ancak bu adli belgelerin noter onaylı tercümelerine apostili yine valilik veya kaymakamlık düzenler.

Tercüme gizliliği için belge tesliminde dikkat edeceğiniz noktalar

Evrak güvenliği, dosyalarınızı çeviri bürosuna göndermeye karar verdiğiniz anda başlar. Kişisel verilerinizin korunması, saklama koşulları ve yasal haklarınız hakkında kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bilgilendirme metnini okuyarak süreçteki haklarınızı öğrenebilirsiniz. Hassas belgelerinizi teslim ederken ve teslim aldıktan sonra aşağıdaki önlemleri uygulayarak veri güvenliğinizi güçlendirebilirsiniz:

1. Doğrudan iletişim kanallarını kullanın: Belgelerinizi yalnızca büromuzun kurumsal e-posta adreslerine gönderin veya elden kapalı zarfla teslim edin.
2. Gereksiz ekleri ayıklayın: Çevrilmesi gerekmeyen ek sayfaları, iç yazışma notlarını veya proje dışı kişisel verileri gönderim öncesinde dosyadan çıkarın.
3. Teslim yöntemini önceden belirleyin: Basılı çıktıları bizzat teslim alacağınızı ya da yalnızca belirlediğiniz yetkili kişiye verilmesini istediğinizi başlangıçta bildirin.
4. Dosya imha talebinizi yazılı iletin: Çeviri ve onay süreci bittikten sonra dijital kopyaların sunuculardan silinmesini istiyorsanız bu talebinizi yazılı olarak paylaşın.